¿TRANSCRIBIR O NEGAR? LA BARRERA SILENCIOSA DE ALGUNAS EPS FRENTE A INCAPACIDADES EMITIDAS FUERA DE SU RED

Por: BRIANA CAMARGO CANTILLO

abg.brianacamargo@gmail.com

 En el sistema de salud colombiano, pocas situaciones generan tanta frustración como aquella en la que un trabajador cuenta con una incapacidad médica válida, pero enfrenta obstáculos para su reconocimiento económico simplemente porque fue expedida por un médico que no pertenece a la red de su EPS. Este escenario, lejos de ser excepcional, es cada vez más frecuente con la expansión de los planes complementarios de salud, y pone en evidencia una tensión entre la práctica administrativa de las entidades y lo que realmente dispone la normativa vigente.

Lo primero que debe aclararse, sin lugar a ambigüedades, es que la validez de una incapacidad no depende de que el médico pertenezca a la EPS. El artículo 2.2.3.1.4 del Decreto 780 de 2016 establece que cualquier médico u odontólogo tratante inscrito en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS) y adscrito a un prestador habilitado está facultado para expedir certificados de incapacidad, siempre que estos se originen en un acto médico real y estén debidamente soportados en la historia clínica, conforme a las Leyes 23 de 1981, 35 de 1989 y la Ley 1751 de 2015. En otras palabras, una incapacidad emitida en el marco de un plan complementario no es irregular ni carece de efectos por su origen.

El problema surge en una etapa distinta: la del reconocimiento económico. De acuerdo con el artículo 2.2.3.3.1 del mismo decreto, para que una incapacidad de origen común sea pagada, esta debe ser expedida por un profesional de la red de la EPS o, en su defecto, validada por esta. Es precisamente en este punto donde aparece la figura de la transcripción, que no es otra cosa que el proceso mediante el cual la EPS revisa y acepta una incapacidad expedida por un médico externo.

El procedimiento no es discrecional ni ambiguo. El artículo 2.2.3.3.3 del Decreto 780 de 2016 establece reglas claras: la incapacidad debe presentarse ante la EPS dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición, acompañada de la epicrisis si hubo hospitalización o del resumen de atención en casos ambulatorios. A partir de ese momento, la EPS puede validarla o, si tiene dudas, ordenar una evaluación médica por un profesional par. Sin embargo, esta facultad tiene límites estrictos: si la entidad no valida ni objeta la incapacidad dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a su radicación, queda obligada a reconocerla, liquidarla y pagarla dentro de los términos legales. Esta previsión normativa busca evitar dilaciones injustificadas que terminen trasladando la carga al trabajador o al empleador.

Uno de los errores más comunes en la práctica es desdibujar las responsabilidades dentro del trámite. El artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012 es enfático en señalar que la gestión para el reconocimiento de incapacidades corresponde al empleador y no puede ser trasladada al trabajador. Este último únicamente tiene la obligación de informar la existencia de la incapacidad. Por tanto, exigirle que adelante la transcripción ante la EPS no solo es improcedente, sino contrario a la ley.

A ello se suma otra práctica cuestionable: la exigencia de documentos no contemplados en la normativa. Con frecuencia, algunas EPS condicionan la transcripción al aporte de la historia clínica completa, cuando el artículo 2.2.3.3.3 únicamente exige la epicrisis o el resumen de atención. Esta distorsión del procedimiento no es menor, pues termina convirtiéndose en una barrera de acceso al reconocimiento económico. La norma es clara en que no cualquier documento puede ser exigido, y su desconocimiento puede configurar una infracción administrativa en los términos del artículo 130 de la Ley 1438 de 2011, especialmente cuando deriva en el no pago o pago tardío de prestaciones económicas.

Frente a estas situaciones, el ordenamiento jurídico no deja desprotegidos a los actores del sistema. Tanto empleadores como trabajadores pueden acudir ante la Superintendencia Nacional de Salud, entidad competente para ejercer inspección, vigilancia y control sobre las EPS, conforme al artículo 121 de la Ley 1438 de 2011, e incluso promover las acciones correspondientes ante la jurisdicción ordinaria en materia laboral y de seguridad social, de acuerdo con lo previsto en el artículo 622 de la Ley 1564 de 2012.

En definitiva, la transcripción de incapacidades no es un favor que otorga la EPS ni un trámite opcional sujeto a su discrecionalidad. Es un procedimiento reglado, con términos, requisitos y responsabilidades definidos, cuyo propósito es garantizar que las incapacidades válidamente expedidas (incluso por médicos externos) puedan traducirse en el reconocimiento efectivo de un derecho económico. Entender esto no solo permite desmontar prácticas indebidas, sino también reivindicar el papel de la norma como herramienta de equilibrio dentro del sistema de salud.